Rekrutteringsbloggen » Hvordan lykkes du med onboarding av nyansatte?

Hvordan lykkes du med onboarding av nyansatte?

Hvordan lykkes du med onboarding av nyansatte?

En strukturert onboardingprosess kan gi deg store økonomiske gevinster. Hvordan legger du opp denne prosessen i praksis?

Rekruttering krever ofte mer tid og ressurser enn man tror, med annonsering, gjennomgang av søknader, intervjuer og referansesjekker. Men hva med onboardingprosessen? Tar du den delen like seriøst?

Nye medarbeidere er sjelden lønnsomme fra første dag, og ofte tar det flere måneder før man er skikkelig i gang. Faktisk er det dokumentert at det kan ta opp til et helt år før man er produktiv. «Oppstartskostnadene» kan derfor være betydelige. Dersom du for eksempel ansetter en programvareutvikler med 550 000 kroner i begynnerlønn, og det tar seks måneder før vedkommende er produktiv, vil onboardingskostnaden være 275 000 kroner. Veldig forenklet, men det gir et bilde på hvor kostbart det kan være å overlate onboarding til tilfeldighetene.

Har du en veldefinert onboardingprosess, og sørger for at nyansatte blir produktive raskere, kan du kan spare inn deler av dette beløpet. Forskning tyder også på at de som er gode på onboarding har lavere turnover, høyere trivsel og jevnt over bedre prestasjoner. Talya Bauer er ekspert på området, og skrev sin doktoravhandling om onboarding allerede i 1994. Modellen hennes, Bauers 4 C-er, brukes ofte som utgangspunkt for å strukturere onboardingprosesser. For å lykkes fullt ut bør du jobbe på alle fire nivåer:

 

  • Compliance (retningslinjer)
  • Clarification (rolleavklaring)
  • Culture (kultur)
  • Connection (sosialisering)

 

Gi en innføring i regler og retningslinjer

Det første nivået i Bauers modell handler om noe de aller fleste virksomheter tilbyr sine ansatte: En innføring i rutiner, regler og retningslinjer. Hvordan legger du til rette for at nye medarbeidere raskt tilegner seg kunnskaper om organisasjonen? Passer du på at alt det praktiske er i orden fra første arbeidsdag?

Eksempler på dette er oppsett av PC, gjennomgang av personalhåndbok, og en tydelig kommunikasjon av rutiner for timeføring, reiseregninger og sykefravær. For nyansatte i en økonomiavdeling er det også snakk om gjennomganger av rutiner for bilagshåndtering, fakturering og lønnskjøring. Det handler altså om å gi en innføring i de mest grunnleggende retningslinjene for jobben, og hvor effektivt du evner å overføre denne kunnskapen. Tydelige rutiner fra første dag gjør at nyansatte kan fokusere på arbeidsoppgavene, og dermed bli raskere produktive.

Undersøkelser viser at om lag 30 prosent jobber med onboarding utelukkende på dette nivået. Er det tilstrekkelig?   

 

Vær tydelig på rolleforventninger

Det å være ny i en organisasjon kan oppleves som et virkelighetssjokk. Den nyansatte blir konfrontert med kløften mellom egne forventninger på den ene siden, og hvordan jobben faktisk utarter seg på den andre. Gjennom å være tydelig på rolleforventninger i både rekrutterings- og onboardingprosessen, og sikre samsvar i det som kommuniseres, bidrar du til å redusere denne kløften.

Som nyansatt forsøker man å identifisere ansvarsområder, hvilke arbeidsoppgaver man skal utføre, og hvordan disse skal prioriteres innenfor arbeidstiden. Er du tydelig nok på hvordan den nye medarbeideren er ment å passe inn i virksomheten? Dersom forventningene er uklare, kan den nyansatte oppleve usikkerhet og manglende kontroll. Dette kan igjen påvirke motivasjon, produktivitet og hvor lenge vedkommende blir hos deg.

Vær også tydelig på hvordan nyansatte blir fulgt opp. Har du etablerte systemer for evalueringer, tilbakemeldinger og prestasjonsmålinger? Da bør det komme tydelig fram tidlig i ansettelsesforholdet, slik at de ansatte er klar over hvilke måleparametere som er gjeldende for de ulike stillingene.

 

La den nyansatte bli kjent med kulturen

En vellykket onboarding handler ikke bare om rutiner og rolleavklaringer. Du bør også legge til rette for at den nyansatte integreres sømløst i organisasjonskulturen. Dette er det tredje nivået i Bauers modell.

Organisasjonskulturen omfatter de verdier, normer og virkelighetsoppfatninger som utvikles på arbeidsplassen, og er dermed også et uttrykk for organisasjonens forventninger til nye medarbeidere. Kulturen bør derfor «læres bort» så tidlig som mulig, slik at man føler seg velkommen og «opptrer riktig». Det at alle trekker i samme retning vil også lønne seg for virksomheten som helhet. Organisasjonskulturens betydning for en virksomhets produktivitet er vel dokumentert. 

Kulturopplæring bør ikke overlates til tilfeldighetene, og her kan det vært lurt å tenke nøye gjennom mentorordninger, coaching og programmer. Hva gjør du for å forenkle kulturtilpasningen? Er den kulturelle komponenten godt nok ivaretatt i onboardingprogrammet? I tillegg til å rekruttere medarbeidere ut fra «kulturell match», som i seg selv er viktig, vil et bevisst forhold til kulturopplæring kunne gi positive utslag for både bunnlinje og nye medarbeidere.

 

Skap sosial tilhørighet

I en onbardingprosess bør du sørge for at sosialiseringen med nye kolleger går mest mulig smertefritt. Dette er det øverste nivået i Bauers modell. I de første ukene, kanskje også de første månedene i en ny jobb, vil behovet for sosiale tilknytninger være stort. Nyansatte trenger å føle seg akseptert og komfortable med nye kolleger og ledere. Styrken på disse relasjonene har blant annet effekt på oppgavemestring, rolleklarhet og organisasjonslojalitet. Et stort nettverk på tvers av organisasjonen gjør det også enklere å tilegne seg kunnskap om organisasjonskulturen. Iverksett derfor for tiltak som gjør det enklere for nye å skape sosiale bånd innad i organisasjonen. Hvordan legger du til rette for at nye medarbeidere skal føle sosial tilhørighet i dag? 

 

Sjekkliste

Når du strukturerer en onboardingprosess kan det være lurt å ta utgangspunkt i Bauers modell. Det bidrar til å skape bevissthet rundt hvilke komponenter som bør inngå i prosessen. Lag gjerne en sjekkliste, som dekker tiden fra kontraktsignering til 12 måneder etter oppstartsdato. 

Forberedelser til første arbeidsdag:

 

  • Klargjør en velkomstpakke med guider og manualer
  • Send ut en e-post til alle i virksomheten, sånn at alle er klar over hvem den nye medarbeideren er
  • Sett opp PC, og sørg for at mobiltelefon er klargjort
  • Sett opp møter med ledelse, relevante avdelinger og ressurspersoner
  • Legg fram visittkort og adgangskort
  • Sett fram en bukett blomster på pulten til den nye medarbeideren 

 

Den første tiden:

  • Gå gjennom virksomhetsstrategi, med tilhørende visjon, mål og verdier
  • Gå gjennom stillingsbeskrivelse og arbeidsoppgaver
  • Tydeliggjør den nyansattes rolle i virksomheten
  • Sørg for jevnlige tilbakemeldinger og tydelighet rundt måleparametere, for eksempel 30, 60, 90, 180 og 360 dagers evaluering. Dette er fint å avtale med den nyansatte helt i starten av ansettelsesforholdet 
  • Evaluer introduksjonsprogrammet jevnlig. Kanskje noe bør endres på?
  • La den nyansatte bli kjent med organisasjonskulturen gjennom fysiske møter og kursing
  • Legg til rette for sosialisering som skaper sterke bånd mellom den nyansatte og øvrige medarbeidere



DEL