Måten vi jobber på vil trolig forandres for godt etter at koronaviruset har brent ut. Men bør hjemmekontor bli den nye normalen?
Mange bedrifter har allerede planene klare for tiden etter korona. Hjemmekontor skal bli et konkurransefortrinn, og den siste tiden har en rekke store aktører åpnet opp for at hele eller deler av arbeidsstyrken kan jobbe permanent hjemmefra når pandemien kommer under kontroll:
- Dropbox, Shopify og Twitter har allerede annonsert at hjemmekontor vil bli en permanent ordning for samtlige ansatte
- Facebook og IT-giganten Infosys vil tillate at opp mot halvparten av arbeidsstyrken jobber permanent hjemmefra
- Microsoft, Saleforce og Siemens har valgt en annerledes modell, og vil tillate hjemmekontor opp til tre dager i uken
Også i Norge signaliserer de største bedriftene at de vil fortsette med hjemmekontor i ulikt omfang i årene som kommer. De aller fleste er åpne om at hjemmekontor har en rekke bakdeler. Men samtidig er de tydelige på at bakdelene ikke er tunge nok til å trumfe fordelene. Hjemmekontor, eller det å jobbe andre steder enn kontoret, er kommet for å bli.
Spørsmålet er om hjemmekontor vil være en god løsning for alle? Erfaringene som er gjort det siste året gir oss ikke et entydig svar. Men om vi ser på forskningen som er gjort på produktivitet, samarbeid og kostnader får vi et bedre beslutningsgrunnlag.
Produktiviteten varierer på tvers av bransjer
Produktiviteten har vært stabil eller høyere for virksomheter som har gått over til hjemmekontor under pandemien, viser en omfattende studie gjennomført ved anerkjente Wharton Business School. Studien hentet stemmer fra 9000 ledere og ansatte i 15 store virksomheter i ulike europeiske land. Bare 15 prosent av virksomhetene hadde fleksible arbeidsformer før pandemien, og da studien ble gjennomført hadde tallet økt til 76 prosent. Respondentene gir uttrykk for at livet med hjemmekontor er enklere, med færre forstyrrelser og bedre konsentrasjon.
Det er imidlertid viktig å være klar over at produktiviteten er sterkt avhengig av hvilken bransje du er i, og ikke minst, hvilke arbeidsoppgaver som utføres. En studie fra konsulentselskapet McKinsey har sett nærmere på det teoretiske potensialet for fjernarbeid, og konkluderer med at finans, forsikring, forretningstjenester og IT er de bransjene som kommer best ut. Finans- og forsikringsaktører kan utføre 75 prosent av oppgavene hjemmefra uten produktivitetstap, viser studien som analyserer 2000 arbeidsoppgaver i mer enn 800 yrker. McKinseys studie påpeker også at selv om en rekke arbeidsoppgaver kan gjøres hjemmefra, så er det enkelte ting som gjøres mye mer effektivt på kontoret. Onboarding av nyansatte faller inn under denne kategorien.
Fjernsamarbeid er utfordrende
SINTEFs forskning viser at selv om vi ikke nødvendigvis blir mindre produktive av å jobbe fjernbasert, så kan det være krevende å få virtuelle team til å fungere godt. Sjefforsker Nils Brede Moe viser blant annet til at selv om hjemmekontor betyr færre avbrytelser, så oppstår det lettere misforståelser fordi mye av kommunikasjonen skjer skriftlig. Moe, som har forsket på teamarbeid i en årrekke, understreker hvor viktig det er å snakke mye sammen når man jobber i virtuelle team. Dette gjelder kanskje spesielt i samarbeidet med nyansatte, som ofte trenger mer oppfølging enn andre.
Selv om vi i dag har gode samhandlingsverktøy som Teams og Slack, viser det seg at det er utfordrende å samarbeide digitalt. Dette kommer selvsagt an på hva slags oppgaver som utføres, men den uformelle (og svært viktige) informasjonsflyten har en tendens til å bli dårligere på hjemmekontor. Det var en av hovedkonklusjonene i NITOs medlemsundersøkelse i 2020. Her svarte 77 prosent av organisasjonens medlemmer at kontakten med kolleger var blitt svekket, og 75 prosent mente at den uformelle informasjonsflyten hadde blitt dårligere på hjemmekontor.
Det tekniske har en tendens til å fungere godt, og mange mener at møtevirksomheten er mer effektiv på hjemmekontor. Produktiviteten holdes også gjerne oppe i mange bransjer, men dette med å samarbeide effektivt med kolleger har vist seg å være utfordrende.
Kostnadsbildet avhenger av arbeidsmodellen
Innsparing og effektivisering bidrar til at mange bedrifter nå dreier fokuset over mot permanente hjemmekontorløsninger. Jo større del av arbeidsstyrken som flyttes hjem, jo større innsparing. I hvert fall i teorien.
Spørsmålet er hvor stor den faktiske innsparingen blir. Det er mange eksempler på utgifter som ofte dekkes av arbeidsgiver i forbindelse med hjemmekontor, som for eksempel PC-skjermer, møbler, barnepass og virtuelle treningstimer. Samtidig kan det tenke seg at fremtidens kontor vil stille andre krav til areal per ansatt, som muligens vil utligne besparelsene? Nye behov og smitteverntankegang, selv etter korona, kan få mange til å vurdere kontorløsningene de har i dag. Flere store norske bedrifter spår at «hybridkontoret» blir den nye normalen etter korona. En hverdag der vi veksler mellom å være hjemme, på et nærkontor i nærheten av hjemmet, og på det «gamle» kontoret. Det vil kreve en annen kontorløsning enn den vi kjenner i dag, med mer plass til møteplasser for gruppearbeid og problemløsning. Grunntanken bak en slik modell er å tilby den ansatte det beste fra begge verdener: Struktur, sosialisering, uavhengighet og fleksibilitet.
Bør hjemmekontor bli den nye normalen? For noen virksomheter, og fortrinnsvis innenfor IT og forretningstjenester, kan det være en god løsning å bli værende hjemme. Men for de aller fleste avhenger svaret av hvilken bransje du opererer i, hvilke oppgaver som skal utføres, virksomhetens arbeidsmodell, og i hvilken grad man evner å lede virksomheten digitalt. Selv om holdningene til fjernarbeid har endret seg dramatisk det siste året, er fjernledelse fortsatt en utfordring. Her trengs det et kompetanseløft.
