Syv tips til hvordan du leder fra hjemmekontoret

Hvordan motiverer og leder du teamet gjennom en skjerm? Vi har samlet sammen syv tips fra eksperter og bedrifter som har lykkes med fjernledelse.

Ledelse blir ikke enklere når du skal lede folk du ikke ser i det daglige, skriver førsteamanuensis Donatella De Paoli ved Handelshøyskolen BI. Da Paoli viser blant annet til at virtuell ledelse gjør det vanskeligere å:

• oppnå tillit
• oppnå engasjement om oppgaven
• være kreativ og åpen
• kommunisere fordi du går glipp av kroppsspråk
• håndtere konflikt fordi folk tenderer å skjule uenigheter
• håndtere kulturforskjeller fordi det lettere oppstår stereotypier
• oppnå fokuserte møter på grunn av multitasking

Det siste året har også vist oss medarbeideroppfølging (og kanskje spesielt oppfølging av nyansatte), distraksjoner i hjemmet og håndtering av sosial isolasjon også kan være utfordrende å håndtere på avstand. Vi har sett nærmere på hva de som lykkes med fjernledelse gjør, og sammenfattet beste praksis for ledelse fra hjemmekontoret.

Varier måtene du kommuniserer på

Møtene på hjemmekontoret blir ofte saksorienterte, og åpner i liten grad for uformell sosial interaksjon. Flere eksperter fremhever derfor hvor viktig det er å overkommunisere i den nye arbeidshverdagen. Du må erstatte kaffepraten, og andre uformelle fysiske møteplasser, med noe annet. For å holde organisasjonen oppdatert kan det holde med en e-post, mens ledelse for å bygge relasjoner, tillit og tilhørighet krever noe langt mer. Her kan det være lurt å eksperimentere litt, slik at du finner kommunikasjonsformer, verktøy og plattformer som engasjerer alle medarbeiderne i teamet ditt. Og ikke begrens kommunikasjonen til det skriftlige. Du får bedre kontakt, og mer fruktbare diskusjoner, om du varierer og kommuniserer på rikere måter.

Ha noen faste møtepunkter

Det er viktig for hele teamet at man opplever en form for struktur i tilværelsen, og faste daglige møtepunkter kan bidra til denne strukturen. Dette kan for eksempel være daglige check-ins, hvor man setter av en halvtime hver morgen til en uformell prat. Eller mer oppgavefokuserte stand-up møter. Victoria Stray ved Universitet i Oslo har forsket på stand-up møter, og mener det viktigste er å velge riktig klokkeslett (et tidspunkt som er minst forstyrrende i arbeidet). Nå om dagen er det kanskje vel så viktig å finne et tidspunkt som passer i forhold til familieforpliktelser og hjemmeundervisning, så husk å ta hensyn til hver enkelt medarbeider når du kaller inn.

Legg til rette for individuell fleksibilitet

Hjemmekontor oppleves på omtrent like mange måter som du har medarbeidere. Ledere bør derfor utforme en strategi for hjemmekontoret som ivaretar den enkeltes personlige situasjon. Telenor er blant selskapene som tar dette på alvor, og har gjort arbeidssted valgfritt for de ansatte. Bakgrunnen for dette er at selskapets yngre ansatte har gitt uttrykk for at de ønsker et mer sosialt arbeidsmiljø, og tenker seg tilbake til kontoret når situasjonen tillater det. Ledelsen i Telenor har derfor gjort det valgfritt for den enkelte, slik at man kan tilpasse arbeidshverdagen etter livssituasjon og preferanser.

Tydeliggjør mål og roller

Når man går fra samlokalisert til distribuert arbeid, må du tenke gjennom hvordan du sikrer at alle forstår rollen sin, skriver Harvard Universitys Heidi K. Gardner og Ivan Matviak i Harvard Business Review. De anbefaler at lederen bruker mye tid på å skape en felles forståelse av virksomhetens målsetninger, og ikke minst, hvordan hver enkelt medarbeider bidrar til felles resultater. Hjemmekontoret kan fort endre på «de vanlige arbeidsoppgavene», og da kan det være lurt å minne medarbeiderne på organisasjonens overordnede målsetninger, og hva som er høyest prioritert. Dette bidrar til retning og fokus i arbeidet som gjøres hjemme hos den enkelte.

Etabler delingsarenaer

Vigdis Austrheim og Bjørn O. Hopland er spesialister i fjernledelse, og har vært ledere i Microsoft Norge og internasjonalt gjennom mange år. Ved siden av å skape forutsigbarhet i en lite forutsigbar hverdag (for eksempel gjennom noen faste møtepunkter), og variasjon i kommunikasjonsformer og plattformer, har de særlig troen på å etablere delingsarenaer der hele teamet finner og deler nødvendig informasjon. Austrheim og Hopland viser til at selv om hjemmekontoret gir oss større frihet, så krever denne organiseringen og arbeidsformen mer planlegging og struktur. Tydelige etablerte delingsarenaer bidrar til alle sitter med det samme informasjonsgrunnlaget. I hvert fall i teorien.

Fokuser på relasjoner

Mats Kristensen og Stian Jensvoll i det digitale lederakademiet Leadership Weekly mener næringslivet har mye å hente på å fokusere på relasjoner på hjemmekontoret, og viser til at både medarbeidere og ledere må være mer proaktive og lydhøre når de ikke jobber samme sted. Å fange opp kroppsholdning er ikke så lett digitalt, og derfor må spørsmålene stilles annerledes og oftere. Ensomhet er også et økende problem. For å håndtere dette bør lederne være der, og vise interesse og forståelse for det, i enda større grad enn før.

Sett teamet ditt i stand til å lede seg selv

Å ha medarbeidere som behersker selvledelse er en av dine viktigste suksesskriterier som fjernleder. Dette krever at du gir medarbeiderne dine de riktige forutsetningene, og tilliten du utviser er selve grunnsteinen i dette. En av de norske forskerne som har arbeidet med selvledelse er førsteamanuensis Per-Magnus Thompson ved Handelshøyskolen BI. Han mener at ledere som ønsker å fremme selvledelse hos medarbeiderne må starte med seg selv. Tanken er at medarbeidere skal lære selvledelse gjennom lederen som rollemodell, og ved at lederen gir dem en verktøykasse for hvordan de kan ta mer regi i egen jobbhverdag. Når du setter medarbeiderne dine i stand til å lede seg selv, innebærer det at du trygger dem i at de har en støttespiller til tross for avstanden. Og dermed også den nødvendige tryggheten som skal til for selvgående gjennomføring av arbeidsoppgaver.